تكاليف واحتياجات تطبيق برامج الـ ERP

تكاليف واحتياجات تطبيق برامج الـ ERP

في معظم الحالات تتخطى تكلفة تطبيق برامج الـ ERP الميزانية المحددة لها على الرغم من التخطيط المسبق للمشروع من النواحي المادية!, لذا تجد العديد من الشركات تفاجأ بظهور تكاليف غير مباشرة نشأت عند تركيب نظام الـ ERP.
سأناقش في موضوعي هذا أغلب التكاليف التي قد تحتاجها المؤسسة عند تطبيق برنامج ERP.
طبعا ليس الهدف من ذلك رسم صورة سوداوية عن تلك الأنظمة بقدر محاولتي لوضع النقاط على الحروف ومساعدتك في التخطيط الجيد ووضع الميزانية المناسبة لتطبيق هذه البرامج الذكية.
من المهم أيضاً أن تضع في حسابك أنه ليس بالضرورة أن تنطبق جميع هذه التكاليف على كل الشركات, فكل شركة لها وضعها واحتياجاتها الخاصة, وإنما ما ذكر هو بالمُجمل.
يمكننا تصنيف تكاليف تطبيق برامج الـ ERP على أنها تكاليف تُصرف قبل تطبيق البرنامج وأخرى تشغيلية تنشئ أثناء العمل على البرنامج.
تتوزع تكاليف ما قبل التطبيق الى:
تكاليف شراء وتطبيق برنامج الـ ERP
بعد تحديد البرنامج المناسب الذي يلبي احتياجات الشركة لديك, فلا بد شراء رخص التشغيل (License), ودفع قيمة التطبيق للجهة المطبقة (Implementer) وتتغير قيمة هذه التكاليف بناءً على عدة عوامل أهمها:
نوع البرنامج (مثل: Oracle, SAP, Axapta, Great Plains ..الخ)
عدد المستخدمين
عدد ونوع التطبيقات المرفقة (Modules)

تكاليف برنامج خادم قواعد البيانات License for Database Server
كخوادم الـ SQL Server أو Oracel وغيرها ,
تتحدد هذه التكاليف عادةً بعد اختيارك لبرنامج الـ ERP وطريقة احتساب سعر الرخص (Per User, Per Processor ..etc)
تكاليف البنية التحتية التقنية
إن لم تكن لديك بنية تحتية مسبقاً فستحتاج الى شراء أجهزة (Hardware) مثل الخوادم (Servers) وتجهيز الشبكات وغيرها,
تختلف تكلفة الهاردوير بسحب مجال تطبيق البرنامج و عدد الموديول والمستخدمين, ويمكن سرد تلك التكاليف كالتالي:
تكاليف الخوادم الرئيسية (Servers) وما يتبعها من أجهزة الحماية (Firewall) |وأجهزة النسخ الاحتياطي (Backup devices )
انشاء مركز بيانات Data Center وأجهزة الاتصالات (في بعض الحالات )
تكاليف برامج أنظمة التشغيل (Operation System) وبرامج الحماية من الفيروسات
تكاليف الاجهزة الطرفية من كمبيوترات وطابعات وفي بعض الحالات أجهزة الجرد والباركود وغيرها
تكاليف استشارية
انتقالك من طُرق العمل اليدوية الى أتمتة كاملة لأعمال شركتك قد يضطرك للاستعانة باستشاريين في مجال اعادة هندسة عمليات و إجراءات العمل, وتحسين سياساتك لتتماشى مع اسلوب عملك الجديد, وقد تحتاج الى استشارات في طرق ترتيب المستودعات وترميز الأصناف (Coding) وإتمام عمليات البيع وتنظيم أوامر المشتريات والارتجاع, إن لم يكن هذا الأمر مضبوطاً بما فيه الكفاية .
تكاليف التدريب
يُعد التدريب من أهم الأشياء التي لا يجب أن تبخل فيها على موظفي الشركة, حيث يقع على عاتقهم كاهل كبير في إنجاح البرنامج , و تذكر دائما : Garbage in = Garbage out
تكاليف أثناء وبعد التطبيق:
1-تكاليف الدعم الفني
عادة تضطر الشركات التي ليس لديها كادر متدرب للتعاقد مع المورد الذي قام بتطبيق البرنامج بتكاليف سنوية لقاء الدعم الفني للبرنامج.
2-تكاليف الرسوم السنوي (Enhancement Fees)
وهذه يُلزمها أغلب الموردين للعملاء وتُستقطع منهم مبلغ سنوي ثابت لقاء حصولهم على التحديثات والنسخ الجديدة للبرنامج إضافة الى بعض الموارد المساعدة في تحسين العمل.
3-تكاليف الفريق التقني
أصبح العديد من الشركات تتوجه الى توظيف كادر تقني متدرب بغية الاستغناء عن تكاليف الدعم الفني والاستفادة من هذا الفريق في إدارةٍ لمشروع التطبيق والأمور الفنية الأخرى,
قد يتألف هذا الفريق (بحسب حجم الشركة) من:
مدير المشروع \ مدير النظام ERP Project manager – ERP Application administrator
مدير الشبكة Network Administrator
مدير قواعد البيانات Database administrator
مطور أنظمة System developer
موظفي الدعم الفني Technical support
4-تكاليف التطوير, الاضافات والتعديلات البرمجية
أحيانا قد تضطر الى عمل تعديل برمجي إذا كان لديك متطلبات معينة وعلى هذا فستحتاج الى مطور (إذا لم يكن لديك بالفعل) ينجزها لك
لو لديك نظام قديم تود نقل بياناتك منه الى برنامجك الجديد, قد تتكلف على ذلك جهداً ووقتاً
قد يكون لك احتياج الى ربط نظام الـ ERP الجديد ببعض أنظمتك القديمة المصممة خصيصا لتماشي أعمالك ذات الطابع الخاص جدا
أو ربما يكون عملك بحاجة الى ربط النظام مع واجهات الانترنت والتعاملات الالكترونية E-Business
أو انك ستحتاج الى إنشاء تقارير ذات طابع معين غير مدعوم بالبرنامج الذي سبق واخترته .
5-تكاليف الترقيات
إن لم يكن لدي اكتفاء ذاتي من الموظفين القادرين على ترقية نظامك وصيانته وليس لديك عقد دعم فني مع أحد الموردين , فستحتاج الى جهة خارجية تقوم بترقية نظام الـ ERP الى الإصدار الأحدث, وقد يكلف هذا الأمر مبلغا ليس بالهين خصوصا إذا كان لديك تعديلات Customizations لا تعمل على الاصدار الجديد وستضطر الى اعادتها من جديد.
6-تكاليف التدريب
نعم, هذه التكاليف قد تستمر معك حتى بعد العمل على البرنامج خصوصا لو كان لدى الشركة معدل دوران كبير في عملية التوظيف,وهذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار .
7-وأخيرا تكاليف الاتصالات الشهرية